آموزش اکسس مقدماتی

1. گام 1:

در این گام یک بانک جدید ایجاد خواهیم کرد . بانک محلی برای نگهداری جدوال و فرم ها و دیگر اجزای مورد نیاز برای فراوری داده ها و گرداوری آنها است. مثلا اگر می خواهید اطلاعات کارکنان خود را ثبت کنید به جداول مشخصات فردی کارکنان و جدول مشخصات سازمانی کارکنان و ارتباط این دو جدول نیاز دارید.

برای ایجاد یک بانک داده هنگامیکه نرم افزار اکسس را باز می کنیم یک پنجره باز می شود که می توانیم آدرس و نامی را برای بانک خود انتخاب کنیم. گذینه create new database و یا create blank database را کلیک کنید.

همانطور که میبینید در این پنجره امکان استفاده از بانک های آماده نیز وجود دارد بانک داده ی nothwind شما را شگفت زده خواهد کرد. یک بانک کامل برای ایجاد یک شرکت تولید و فروش کالا با تنوع کالا ، تنوع خریدار، تنوع بازاریاب و غیره .

2. گام دوم ایجاد جدول است.

جداول محل درج داده های شماست . جداول مانند جدول کارکنان ، جدول مشتریان یا غیره. جداول پایه و اساس بانک داده ها هستند اگر می خواهید در آینده بتوانید از اطلاعات خود بدرستی بهره  ببرید باید هنگام ایجاد جداول دقت کافی ر ا داشته باشید . مثلا می خواهیم که اطلاعات مشتریان خود را وارد کنیم در قسمت آدرس ما آدرس کامل آن ها را وارد می کنیم و در آینده امکان یافتن مشتریان برحسب شهر یا منطقه وجود ندارد. پس باید یک ستون شهر ، یک ستون منطقه و یک ستون آدرس داشته باشیم .

ستون های جدول دارای داده های مختلف است مثلا داده ی شناسه از جنس عدد  و داده ی تاریخ تولد و یا تاریخ استخدام یا تاریخ خرید از جنس تاریخ و داده نام و نام خانوادگی از جنس متن است. برای تعیین جنسیت داده ها از گزینه راست کلیک Design view را انتخاب کنید.

برحسب نسخه ای که نصب کرده اید ممکن است اسامی مختلفی را برای انواع داده ها ببینید ولی بطور کلی اگر بخواهیم در باره انواع داده فارغ از نسخه اکسس صحبت کنیم. به جدول زیر باید اکتفا کنیم.

Autonumber : این روش معمولا برای درج شناسه استفاده می شود عددی که با افزودن به تعداد داده ها در جدول خود به خود افزایش یا کاهش می یابد. فرض کنید فروشگاهی بخواهد هزاران کالا را وارد کند می تواند یک شناسه برای کالاها تعریف و با درج نام کالا خود بانک عددی را به عنوان شناسه به آن اختصاص دهد.

Bit: یا Byte: داده های عددی که حجم زیادی را نمی گیرند اگر داده ای دارید که مقادیر آن قرار نیست خیلی زیاد شود این نوع پاسخگوی شماست.

Text:ممکن است در نسخه های دیگر نامش عوض شده باشد اما بطور کلی یک ستون با امکان درج داده های حرفی با 255 بایت فضا که قابل گسترش هم هست . ولی اگر قرار است چند سطر توضیح به یک کالا اختصاص دهید این گزینه اصلا مناسب شما نیست.

memo: این گزینه همان چیزی است که برای درج چندین سطر توضیح نیاز دارید . اگر از اکسس برای طراحی بانک وب استفاده می کنید این گذینه برای درج اطلاعات وارد شده کاربران برای بلاگ ها و صفحات مختلف وب مناسب است.

number: در برخی نسخه ها مانند نسخه 2010 بجای اینکه انواع داده ها را برحسب حجم جدا کند یک گزینه ی درج ویژگی عدد که می توان نوع آن را انتخاب کرد در اختیار می گذارد بیشفرض آن long intger  است که 4 بایت فضا اشغال می کند. تا 13 رقم صفر و مثبت و منفی و حتی ممیز را هم می توان با همین مقدار پیشفرض در این ستون قرار داد.

date/time: این نوع برای ورود تاریخ ، ساعت و زمان استفاده می شود.

currency: برای درج قیمت کالا که واحد را هم می پذیرد مثلا 1000 ریال و غیره .

yes/no: تابع بولی برای پذیرش مقدار مثبت و منفی تنها دو بایت فضا اشغال می کند. اگر می توانید آن را جایگذین متن کنید . مثلا بجای اینکه از لیست مجرد و متاهل و یا مرد یا زن را انتخاب کند. می توانید از یک تابع بولی استفاده کنید. سرعت بسیار افزایش خواهد یافت.

ole object:درج عکس و فایل در بانک داده . می توان عکس یا فایلی را مستقیم وارد بانک کرد. هرچند که اغلب کاربران حرفه ای ترجیح می دهند آدرس عکس را وارد و بعد با کمک برنامه نویسی عکس را فراخوانی کنند.

Hyperlink: برای درج لینک به صفحات وب به کار می رود میتوان آدرس url و یا ایمیل افراد را در این نوع داده ذخیره کرد.

calculated: می توان ستونی از جدول را بصورت جمع دو ستون قرار داد با انتخاب این نوع داده دیگر به افزودن کد نیازی نیست.

look up wizard: این گزینه برای ایجاد لیست باکس یا کامبو باکس استفاده می شود می تواند چند ردیف داده را بپذیرد.

پایان قسمت اول